YEOhub - Point de situation du 17 décembre 2024  

Généralités

    Le projet YEOhub est, dans un premier temps, de retrouver les mêmes fonctionnalités que celles qui étaient présentes dans YEAH. Par conséquent, seule la présentation des données diffère. Les processus sont restés identiques. Donc, les notices écrites pour YEAH restent valables. La succession des étapes est inchangée, les messages qui permettaient de faire avancer les dossiers sont les mêmes, les points qui déclenchent (ou déclencheront) des messages automatiques sont ceux qui sont décrits dans les notices de YEAH.

    Une grande partie des libellés sont en français, mais la traduction a été faite « en automatique ». J’ai accès à la modification. Si les tournures de certains libellés vous semblent maladroites, merci de me les signaler avec une image de l’écran concerné et une proposition de meilleure formulation.

    Ci-dessous, quand il reste un « manque » dans une procédure, il sera repéré par un numéro. En bas du paragraphe, vous trouverez les numéros et leurs explications.

Merci de me signaler les points que j’ai oubliés, je complèterai !

Candidatures LTEP / STEP F2F

Remarque : j’ai très peu de demandes d’assistance concernant les STEP F2F, je suppose donc que la plupart des fonctionnalités présentes sont correctes
Ce qui fonctionne :

•     Les pré-inscriptions (LTEP)
•     Le passage en 2è partie avec envoi au candidat du message avec le lien (LTEP)
•     La saisie du questionnaire par le candidat (1) (LTEP/STEP F2F)
•     L’enregistrement des lettres et des photos (LTEP/STEP F2F)
•     Le passage au statut « Soumis » (LTEP/STEP F2F) et l’envoi au candidat du lien vers les documents requis et les coordonnées du référent scolaire (2) (LTEP) ou l’envoi du message par le gestionnaire (STEP F2F)
•     Le téléchargement des documents signés par le candidat, l’évaluation par les gestionnaires et, depuis peu, la saisie du motif de rejet visible par le candidat (LTEP/STEP F2F)

Ce que nous attendons :

•     La génération des documents préremplis (OB Application, GF Sponsor, GF hôte), prévus avant la fin du mois de décembre
•     Ce qui permettra d’avancer sur la génération du « Package » et le passage des candidats vers les « Futurs Outbounds ». 
• Ce qui ne sera pas disponible pour cette promotion de candidats :
•     L’envoi automatique des dossiers vers d’autres clients de YEOhub
•     L’envoi par mail sécurisé directement depuis l’application. Pascal-Hervé vous indiquera une méthode.

1 : les réponses aux questions « Avez-vous déjà participé à un échange » et « vos parents ont-ils déjà accueilli un jeune étranger » ne sont pas affichées dans le Hub.
2 : quand les candidats se trompent dans la saisie des coordonnées du référent, ou si le référent n’est pas satisfait du questionnaire, les corrections sont encore délicates, mais en cours de résolution.

 

Gestion des bénévoles

Ce qui fonctionne :

•     La création d’un bénévole dans le Hub, avec le bouton « créer »
•     L’ajout de ce bénévole dans un club (Président, YEO) ou dans les rôles du district. (1)

1 :  Dans certains messages attachés aux candidats, l’adresse électronique du président n’est pas renseignée. En cours de résolution.

Modules à vérifier

En dépit du temps que je consacre à ce projet, avec en priorité :

•     Renseigner au mieux ceux qui développent
•     Répondre à vos questions ou transmettre vos remarques, 

il m’en manque pour tester correctement certains modules... Je ne peux donc pas vous assurer que la saisie des candidatures de bénévoles et de familles hôtes fonctionnent correctement. 

▶ Si vous avez un peu de disponibilité dans les jours qui viennent pour tester l’un de ces deux modules, faites-moi signe !

En chantier :
La gestion des dossiers Inbounds