06/11/2022Utilisation de la "GF pré-remplie" - Dossier de candidature LTEP  

Quelques précisions ou recommandations sur l'utilisation de l'Engagement du district et du club parrains (GF) pré-rempli, dans les dossiers de candidatures LTEP !

 

Rappel du début du process :

1. création d'un accès par le candidat, il reçoit un courriel avec son mot de passe provisoire
2. le candidat complète sa pré-inscription. Dès qu'il a terminé, vous recevez un message.
3. Interruption.
4. Quand vous le décidez, vous ouvrez sa deuxième partie (bouton Promote)
5. Le candidat complète son questionnaire 2è partie, l'enregistre et reçoit immédiatement le lien vers ses documents requis

 

Important : entre votre appui sur le bouton "Promote" et la réception du lien par le candidat, vous ne pouvez pas créer d'interruption.

 

Le document pré-rempli, que le candidat télécharge grâce à son lien vers les documents requis, comprend les coordonnées du DYEC, du Président et du YEO du club.

Il est donc IMPERATIF que ces coordonnées soient correctes quand vous appuyez sur "Promote" pour ouvrir la deuxième partie

 

Quand le candidat clique sur le bouton "Get Blank Form" qui lui permet de télécharger la GF à faire signer, il y a deux cas :

1. Un document de type "OB GF page 1 unsigned" est présent dans l'onglet "Documents" de son dossier. C'est celui-là que le système lui présentera. S'il y en a plusieurs, c'est le plus le plus récent qui sera présenté.
2. S'il n'y a pas encore de document de ce type. Le système en crée un.

 

Quelques déboires possibles et les solutions :

• Votre candidat a téléchargé un "OB Club Endorsement" et vous constatez qu'il y a des erreurs.
  • Avant de prévenir votre candidat, corrigez les erreurs dans le dossier.
  • Puis, dans l'onglet "Documents" sélectionnez le "OB GF page 1 unsigned", cliquez en bas sur "Edit" et changez le type de document. Choisissez "Obsolete" et validez.
  • Ensuite seulement, rejetez le document requis "OB Club Endorsement". Quand le candidat recevra le message automatique, il pourra télécharger à nouveau un document "OB GF page 1 unsigned" "tout frais" avec les dernières coordonnées saisies.
• Dans l'onglet "Detail" du candidat, vous avez demandé le "Club Endorsement Form", qui a généré un document de type "OB GF page 1 unsigned"  et celui-ci est incomplet ou erroné.
  • Même manipulation, changez le type de document pour "Obsolete", sinon c'est ce document erroné que le système présentera au candidat.

 

N'enregistrez pas d'image de la signature du DYEC dans le menu "District Information" :

• d'une part, ce type de "signature électronique" n'est pas reconnu ;
• d'autre part, elle est insérée dans la GF pré-remplie que le candidat télécharge... Alors que le DYEC est supposé signer ce document en dernier, quand il s'est assuré que toutes les autres signatures sont bien apposées...