Généralités

Le projet YEOhub est, dans un premier temps, de retrouver les mêmes fonctionnalités que celles qui étaient présentes dans YEAH. Par conséquent, seule la présentation des données diffère. Les processus sont restés identiques. Donc, les notices écrites pour YEAH restent valables. La succession des étapes est inchangée, les messages qui permettaient de faire avancer les dossiers sont les mêmes, les points qui déclenchent (ou déclencheront) des messages automatiques sont ceux qui sont décrits dans les notices de YEAH.
Une grande partie des libellés sont en français, mais la traduction a été faite « en automatique ». J’ai accès à la modification. Si les tournures de certains libellés vous semblent maladroites, merci de me les signaler avec une image de l’écran concerné et une proposition de meilleure formulation.
Quand il reste un « remarque » dans une procédure, elle sera repérée par un numéro. En bas du paragraphe, vous trouverez les numéros et leurs explications.
Merci de me signaler les points que j’ai oubliés, je complèterai !

Candidatures LTEP / STEP F2F

Ce qui fonctionne :

•    Les pré-inscriptions (LTEP)
•    Le passage en 2è partie avec envoi au candidat du message avec le lien (LTEP)
•    La saisie du questionnaire par le candidat (1) (LTEP/STEP F2F)
•    L’enregistrement des lettres et des photos (LTEP/STEP F2F)
•    Le passage au statut « Soumis » (LTEP/STEP F2F) et l’envoi au candidat du lien vers les documents requis (2) et les coordonnées du référent scolaire (3) (LTEP) ou l’envoi du message par le gestionnaire (STEP F2F)
•    Le téléchargement des documents signés par le candidat, l’évaluation par les gestionnaires et la saisie du motif de rejet visible par le candidat (LTEP/STEP F2F)

Ajouts récents

•    La génération d’un « pdf » avec les informations du dossier.
•    Si le DYEC d’un district me le confirme : je peux « retirer » les candidatures où vous avez indiqué « Supprimer » dans le nom du candidat, qui ne seront plus accessibles par vos listes. Elles ne seront pas physiquement supprimées, sauf si nous en faisons la demande expresse.
•    Les filtres en haut des écrans de listes et le « bouton » qui permet d’ouvrir un dossier dans une autre fenêtre pour garder la liste obtenue.

Ce que nous attendons :

•    La génération des documents préremplis avec photos ou images (OB Application, GF Sponsor, GF hôte), prévus dans quelques jours...
•    Ce qui permettra d’avancer sur la génération du « Package » et le passage des candidats vers les « Futurs Outbounds ».

Ce qui ne sera pas disponible pour cette promotion de candidats :

•    L’envoi automatique des dossiers vers d’autres clients de YEOhub
•    L’envoi par mail sécurisé directement depuis l’application. Pascal-Hervé vous indiquera une méthode.
1 : Un souci persiste sur l’enregistrement de leur onglet « Ecole ».
2 : Si le cadre « Documents requis » d’un candidat STEP au statut soumis est vide, me le signaler, je peux corriger.
3 : Il y a eu un bug quand les candidats se trompaient dans la saisie des coordonnées du référent et avec des questionnaires présentés vides aux référents. Depuis le 7 janvier, le bug est corrigé. Si des documents créés avant le 7/01 sont incorrect, me le signaler, je peux corriger.

Gestion des bénévoles

Ce qui fonctionne :

•    La création d’un bénévole dans le Hub, avec le bouton « créer »
•    L’ajout de ce bénévole dans un club (Président, YEO) ou dans les rôles du district. (1)
1 :  Dans certains messages attachés aux candidats, l’adresse électronique du président n’est pas renseignée. En cours de résolution.

Ce que nous attendons :

La correction des bugs recensés par Valérie Gauthier lors de son test fin décembre.

Gestion des familles

Création en cours de test par Alain Franconville

En chantier :

La gestion des dossiers Inbounds
La gestion des camps, des candidats et l’affichage des anciens participants sont en cours d’écriture.

Candidatures camps sur crjfr.org

Copie du courriel envoyé le 21 décembre aux DYEC et coordinateurs STEP
« Les candidatures Camps & Tours ne sont pas opérationnelles dans YEOhub. D'autre part, nous devons gérer des priorités et le report de ce module est moins ennuyeux que d'autres !
Néanmoins, pour permettre aux candidats de faire une inscription pour ce programme, j'ai vérifié le fonctionnement de l'application que nous avons utilisée jusqu'en 2022.
Nous allons donc ouvrir les inscriptions dans le site crjfr.org et vous les retrouverez dans l'Intranet, le menu "Annuaire", dans la liste "Dossiers du XXXX, Camps".
Pour ceux qui avaient créé des modèles de mail, ils sont toujours accessibles, mais à tous les gestionnaires de tous les districts. Soyez prudents : ne modifiez que les vôtres !!
Ceux qui avaient utilisé cet environnement retrouveront quelques rappels dans les documents : Actions sur les candidatures et Cinématique des statuts. »