Rappel des tâches pour les inbounds à leur arrivée

 

- Présentez-vous à l'inbound, et veillez à être parfaitement identifié (carte de visite, photo ensemble envoyée par message). Rappelez lui que vous êtes là pour l'aider et l'assister.

- Faites attention aux contacts trop rapprochés ou aux salutations trop chaleureuses

- Ne soyez JAMAIS seule ou seul lors d'un entretien avec un jeune participant.

- Veillez à lui remettre la liste des numéros d'urgence et des personnes de confiance

- Rappelez leur le circuit de communication : conseiller, YEO, DYEC, et pas leur famille naturelle.

 

Rappel des tâches des mois de septembre et octobre dans le district

 

- Former les YEOs et conseillers de jeunes du district pour l'habilitation des clubs (idéalement 2 formations ouvertes aux membres du club, mais obligatoires)

- Déclarer les hébergements (ACM séjours courts) 2 mois au préalable pour la déclaration initiale (DDCS / DDCSPP ou TAM)

- Entamer la procédure d'enregistrement en tant qu'organisateur d'Accueils Collectifs de Mineurs en Préfecture (si pas déjà fait)

- Préparer le jury de validation du district pour les candidats LTEP N+1

- Assurer la promotion des séjours courts

 

Rappel des tâches des mois de septembre et octobre avec les clubs

 

- S'assurer que les fonds d'urgence ont bien été récupérés par les trésoriers de club (400€, contre un reçu) (ces fonds peuvent être déposés sur le compte bancaire du club)

- S'assurer que la copie de l'attestation d'assurance, et la copie du visa sont bien stockés sur YEAH, (et que le YEO sait où trouver ces documents).

- S'assurer que le YEO et le conseiller de jeune ou la conseillère de jeune, ne sont en aucun cas parmi les familles hôtes. Par contre ils doivent être connus et identifiés par les jeunes.

- Rappeler les règles de déplacement aux clubs, et que cela soit communiqué aux familles hôtes (information au YEO, au DYEC, autorisation des parents naturels, surtout dès que la distance est supérieure à 240 km du domicile de la famille hôte). Faire attention aux demandes concernant des pays hors de France.

- Rappelez au YEO de club qu'il faut impliquer les Rotariens du club et le jeune (réunions, actions, ...)

 

 

---

mis à jour le 04 Octobre 2023